業務ソフトウェアパッケージの導入について

平成30年度 秋期 システムアーキテクト試験 午後Ⅱ 問題 問2「業務ソフトウェアパッケージの導入について」である。

問題文

近年，情報システムの構築に，業務ソフトウェアパッケージ（以下，パッケージという）を導入するケースが増えている。パッケージを導入する目的には，情報システム構築期間の短縮，業務の標準化による業務品質の向上などがある。

パッケージは標準的な機能を備えているが，企業などが実現したい業務機能には足りない又は適合しないなどのギャップが存在することがある。そこで，システムアーキテクトは，パッケージが提供する機能と実現したい業務機能のギャップを識別した上で，例えば次のように，検討する上での方針を決めてギャップに対する解決策を利用部門と協議する。

• ”原則として，業務のやり方をパッケージに合わせる” という方針から，まず，パッケージが提供する機能に合わせて業務を変更することを検討する。ただし，”企業の競争力に寄与する業務は従来のやり方を踏襲する” という方針から，特に必要な業務については追加の開発を行う。
• ”投資効果を最大化する” という方針から，システム化の効果が少ない業務については，システム化せずに運用マニュアルを整備して人手で対応することを検討する。

あなたの経験と考えに基づいて，設問ア～ウに従って論述せよ。

設問ア

あなたがパッケージの導入に携わった情報システムについて，対象とした業務と情報システムの概要，及びパッケージを導入した目的を，800 字以内で述べよ。

設問イ

設問アで述べたパッケージの導入において，パッケージの機能と実現したい業務機能にはどのようなギャップがあったか。また，そのギャップに対してどのような解決策を検討したか。検討する上での方針を含めて，800 字以上 1,600 字以内で具体的に述べよ。

設問ウ

設問イで述べたギャップに対する解決策について，どのように評価したか。適切だった点，改善の余地があると考えた点，それぞれについて，理由とともに，600 字以上 1,200 字以内で具体的に述べよ。

合格論文を書く手順

Step 1　「章立て」を作る

• 第1章　パッケージの導入に携わった情報システム
  • 1.1　対象業務の概要
  • 1.2　情報システムの概要
  • 1.3　パッケージを導入した目的
• 第2章　ギャップの識別と解決策の検討
  • 2.1　パッケージの機能と実現したい業務機能のギャップ
  • 2.2　ギャップ対応を検討する上での方針
  • 2.3　ギャップに対して検討した解決策
• 第3章　ギャップに対する解決策の評価
  • 3.1　適切だった点と理由
  • 3.2　改善の余地があると考えた点と理由

論文案

第１章　パッケージの導入に携わった情報システム

１．１　対象業務の概要と情報システムの導入

　私は送配電会社の事業部門で情報システムの企画・開発を行うチームに所属している。事業部門では，２０００年代前半に構築された送配電設備の設備保全システムを使用しているが，業務を抜本的に見直すため，システム改修を行う。私は，パッケージ導入を含めた改修プロジェクトのユーザ側のチームリーダとして携わった。

　改修前の設備保全システムは，システムから紙帳票を印刷し，紙媒体の帳票で承認を行った後，システムのステータスを人手で更新する運用であった。そのため，人手による手間が多く発生していた。

　システム改修では，紙帳票の印刷を不要（ペーパーレス化）とし，システム内で承認行為を可能にする。システム承認後は，システムのステータスを更新し，後続処理を自動で進める（二重入力削減）。なお，システム承認後，設備保全システム以外のシステムのステータスを変更する場合もある。

１．２　パッケージを導入した目的

　設備保全システム改修のコンセプトであるペーパーレス化，二重入力削減を実現するためには，システムでワークフローを実現する必要がある。一方，設備保全システムでワークフローを新規構築すると工数が増加する。また，設備保全システム以外のシステムへの二重入力の課題は，設備保全システム改修だけでは解決できない。

　そこで，様々な業界で利用されているワークフローのパッケージを導入することにした。パッケージを導入することで，設備保全システム改修期間の短縮，業務の標準化による業務品質の向上を図る。さらに，設備保全システム以外のシステムと連携することで，二重入力の課題を解決する。

第２章　ギャップの識別と解決策の検討

２．１　パッケージの機能と実現したい業務機能のギャップ

　パッケージを導入するため，パッケージの機能と実現したい業務機能のギャップ分析を行った。その結果，ギャップは３つに整理された。

（１）承認ルート

　パッケージでは，申請を行う者の直属の上司に承認を申請する。一方，業務においても多くの場合は申請者の直属の上司へ承認申請するが，一部の業務においては別の役職者へ承認を申請することもある。

（２）保存機能

　パッケージでは，承認された決裁文書は一定期間保存される。一方，業務では承認された決裁文書毎に保存期間が定められている。決裁文書の中には，設備が存在する限り保存が必要な文書もある。送配電設備には，数十年使用するものもあり，長期保存が必要な決裁文書の取扱が課題である。

（３）申請／承認フォーム

　パッケージでは，申請フォームを個別に設定できる。ただし，申請フォーム毎に画面開発が必要となる。業務では，申請毎に様々な帳票を指定している。

２．２　ギャップ対応を検討する上での方針

　パッケージを導入するにあたり，以下の方針を立てた。

• パッケージが提供する業務機能を最大限に活用して業務の標準化を図る。
• 送配電事業に必要不可欠な機能はシステムで実現する。
• 優先度の低い業務は人手で行う。

　上記の方針に基づき，ギャップ対応を検討した。

（１）承認ルート

　承認ルートは，パッケージの機能に合わせた。設備保全システムで申請を行ったとき，申請者の直属の上司をデフォルトの承認ルートに設定する。ギャップ対応のため，直属の上司以外を承認ルートに設定する場合は，マニュアルで対応するようにした。

（２）保存機能

　送配電事業を営む上で重要な決裁文書は，必要な期間，保存できるようにした。人手により決裁文書毎に保存期間を設定する対応も検討したが，保存期間の設定ミス等のおそれがあることから，システムで決裁文書毎に保存期間を設定できるようパッケージの改修を行うことにした。

（３）申請／承認フォーム

　申請／承認フォームを帳票毎に開発するのはコストがかかる。そこで，汎用の申請／承認フォームを一つだけ開発し，設備保全システムで出力する各種の帳票ＰＤＦを添付できるようにした。これにより，一つの申請／承認フォームで様々な帳票を申請／承認できるようになった。

第３章　ギャップに対する解決策の評価

３．１　適切だった点と理由

　ギャップに対する解決策として，承認ルート，保存機能は，以下の理由により適切だったと評価する。

　パッケージの承認ルートを標準として採用することで，業務分担の整理につながった。直属の上司と一体で業務を行う範囲が増え，業務の効率化が実現した。

　パッケージで決裁を行った後，システムで決裁文書の保存期間を設定できるようにした。紙帳票のときは，保存期間を超過した決裁文書を人手で選別し，廃棄していた。システムで保存期間を整理しておくことで，廃棄可能な決裁文書の選別が可能となり，廃棄作業が大幅に効率化された。

３．２　改善の余地があると考えた点と理由

　ギャップに対する改善策として，申請／承認フォームは，以下の理由により改善の余地があると考えた。

　設備保全システムで出力した帳票ＰＤＦを汎用的な申請／承認フォームに添付することにしたが，申請，承認の都度，帳票ＰＤＦを開く必要がある。帳票ＰＤＦを開くのは手間がかかるため，申請の多い文書では非効率である。申請の多い文書は，開発コストはかかるが個別に申請／承認フォームを開発しておき，帳票ＰＤＦを添付しなくてもよくする方法もあった。費用対効果を見極めた上で，申請の数の多い文書は，個別の申請／承認フォームを追加開発する予定である。